Dự thảo Quy chế hoạt động của Ban quản trị

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ

NHÀ CHUNG CƯ 262 NGUYỄN HUY TƯỞNG

(DỰ THẢO)

 (Được thông qua tại Hội nghị nhà chung cư ngày ..... tháng ..... năm ..... )

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Căn cứ

Quy chế này quy định chi tiết về tổ chức và hoạt động của Ban quản trị căn cứ vào các nội dung có liên quan đã được quy định trong Nội quy quản lý sử dụng nhà chung cư 262 Nguyễn Huy Tưởng.

Điều 2. Phạm vi và hiệu lực áp dụng

Quy chế này chỉ được áp dụng cho Ban quản trị nhà chung cư 262 Nguyễn Huy Tưởng và có hiệu lực từ ngày được Hội nghị nhà chung cư 262 Nguyễn Huy Tưởng thông qua.

Điều 3. Vai trò của Ban quản trị

Ban quản trị nhà chung cư là đại diện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và những người sử dụng trong quá trình sử dụng nhà chung cư, được Hội nghị nhà chung cư bầu ra và được Ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân ra quyết định công nhận.

Điều 4. Nguyên tắc hoạt động

Ban quản trị hoạt động theo nguyên tắc tập thể, quyết định theo đa số

Chương II

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

Điều 5. Cơ cấu tổ chức

1. Thành phần ban quản trị bao gồm đại diện các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và đại diện Chủ đầu tư.

2. Ban quản trị nhà chung cư có thể gồm từ 05 đến 15 thành viên, số lượng cụ thể do Hội Nghị nhà chung cư quyết định tùy từng thời điểm. Cơ cấu Ban quản trị gồm 01 Trưởng ban, 02 Phó ban, trong đó có 01 Phó ban là thành phần do Chủ đầu tư cử tham gia Ban quản trị và các ủy viên.

3. Trưởng ban là cá nhân được các thành viên Ban quản trị bầu ra. Trưởng ban chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Ban quan trị, có nhiệm vụ lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Ban quản trị, phân công công việc cho các thành viên, giám sát kết quả hoạt động của các thành viên, chủ toạ họp Hội nghị nhà chung cư và thực hiện các quyền, nhiệm vụ khác do Ban quản trị giao cho. Trưởng ban có thể uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng ban. Trường hợp không có người được uỷ quyền hoặc Trưởng ban không thực hiện nghĩa vụ của mình thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên giữ chức Trưởng ban theo nguyên tắc đa số quá bán.

4. Các Phó ban

a. Phó ban thứ nhất là cá nhân được các thành viên Ban quản trị bầu ra có nhiệm vụ giúp việc cho Trưởng ban trong công tác điều hành hoạt động của Ban quản trị.

b. Phó ban còn lại là cá nhân do Chủ đầu tư cử tham gia Ban quản trị, là thành viên không do Hội nghị nhà chung cư bầu ra, nhưng phải được sự chấp thuận của Hội nghị nhà chung cư, có nhiệm vụ hỗ trợ Trưởng ban trong công tác điều hành hoạt động của ban.

5. Các ủy viên chịu sự phân công của Trưởng ban, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng ban về kết quả công việc đã được giao.

6. Chủ đầu tư có thể rút khỏi Ban quản trị khi Ban quản trị nhà chung cư đã hoạt động tốt và công tác quản lý sử dụng nhà chung cư đã đi vào nền nếp và được Hội nghị nhà chung cư, Uỷ ban nhân dân cấp quận chấp thuận.

7. Nhiệm kỳ của Ban quản trị

a. Nhiệm kỳ của Ban Quản Trị do Hội Nghị nhà chung cư quyết định nhưng không quá ba (03) năm được tính từ ngày Uỷ Ban Nhân Dân cấp quận ký quyết định công nhận, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.Thành viên của Ban Quản Trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

b. Ban Quản Trị của nhiệm kỳ vừa kết thúc tiếp tục hoạt động cho đến khi Ban Quản Trị mới được bầu và tiếp quản công việc.

c. Trường hợp có thành viên được bầu bổ sung hoặc thay thế thành viên từ nhiệm, bị bãi nhiệm trong thời hạn nhiệm kỳ thì nhiệm kỳ của thành viên đó là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ của Ban Quản Trị.

8. Thủ tục từ nhiệm đối với thành viên Ban quản trị

a. Thành viên Ban Quản Trị có thể từ nhiệm tại bất kỳ thời điểm nào và việc từ nhiệm đó có hiệu lực ngay khi văn bản thông báo từ chức được gửi cho Ban Quản Trị, trừ khi thông báo chỉ rõ việc từ nhiệm sẽ có hiệu lực tại thời điểm khác. Trừ khi pháp luật quy định khác đi, việc từ nhiệm của thành viên Ban Quản Trị không bắt buộc phải được Hội nghị nhà chung cư hoặc Ban Quản Trị hoặc bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền nào phê chuẩn.

b. Trong những trường hợp trên, Trưởng ban sẽ triệu tập Hội nghị nhà chung cư để bầu thành viên thay thế thành viên đã từ nhiệm cho thời hạn nhiệm kỳ còn lại.

9. Trong vòng mười lăm (15) ngày kể từ khi Hội Nghị nhà chung cư bầu Ban Quản Trị, Chủ đầu tư (chỉ trong trường hợp bầu Ban quản trị lần đầu tiên) hoặc Ban Quản Trị có trách nhiệm đăng ký với Uỷ Ban Nhân Dân quận Thanh Xuân để được công nhận.

Điều 6. Trách nhiệm và quyền hạn của Ban quản trị nhà chung cư

1. Chủ trì Hội nghị nhà chung cư; báo cáo Hội nghị nhà chung cư kết quả công tác quản lý sử dụng nhà chung cư trong thời gian giữa hai kỳ Hội nghị;

2. Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của những người sử dụng nhà chung cư trong việc sử dụng nhà chung cư; kiểm tra đôn đốc người sử dụng nhà chung cư thực hiện đúng Bản nội quy quản lý sử dụng và các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng nhà chung cư; tạo điều kiện để doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư hoàn thành tốt nhiệm vụ theo nội dung hợp đồng đã ký kết;

3. Thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của người sử dụng liên quan tới việc quản lý sử dụng để phản ánh với doanh nghiệp quản lý vận hành, các cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét giải quyết;

4. Ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư và hợp đồng bảo trì với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân về xây dựng (việc lựa chọn các doanh nghiệp này phải được thông qua Hội nghị nhà chung cư); theo dõi, giám sát việc quản lý vận hành và bảo trì nhà chung cư theo nội dung hợp đồng đã ký kết để quản lý vận hành và bảo trì nhà chung cư; nghiệm thu, thanh toán và thanh lý hợp đồng với doanh nghiệp quản lý vận hành, bảo trì nhà chung cư;

5. Ký kết hợp đồng với các đơn vị cung cấp dịch vụ khác như vệ sinh, bảo vệ, chăm sóc cây cảnh... (việc lựa chọn các doanh nghiệp này phải được thông qua Hội nghị nhà chung cư); theo dõi, giám sát việc thực hiện các dịch vụ này theo nội dung hợp đồng đã ký kết; thanh toán và thanh lý hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ.
6. Nhận bàn giao và lưu giữ 01bộ bản vẽ hoàn công và hồ sơ liên quan đến quản lý sử dụng nhà chung cư đối với phần sở hữu chung;

7. Trực tiếp thu hoặc uỷ quyền cho doanh nghiệp quản lý vận hành thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư;

8. Quản lý kinh phí bảo trì với hình thức đồng chủ tài khoản (gồm Trưởng Ban quản trị và một thành viên do Ban quản trị cử ra) để quản lý và sử dụng khoản kinh phí này theo quy định của pháp luật về tài chính;

9. Lập sổ Thu-Chi để ghi chép các khoản thu, khoản chi, lập báo cáo Thu-Chi định kỳ, công khai báo cáo Thu-chi;

10. Kiểm tra các báo cáo thu, chi tài chính về quản lý vận hành và bảo trì nhà chung cư do doanh nghiệp quản lý vận hành, doanh nghiệp bảo trì và các đơn vị cung cấp dịch vụ khác thực hiện theo hợp đồng đã ký kết và báo cáo với Hội nghị nhà chung cư;

11. Cung cấp thông tin, công khai các nội dung liên quan đến quản lý sử dụng nhà chung cư;

12. Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong nhà chung cư được giao quản lý;

13. Định kỳ 6 tháng một lần, Ban quản trị lấy ý kiến của người sử dụng nhà chung cư làm cơ sở để đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý vận hành của doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư; 

14. Thực hiện các công việc khác do Hội nghị nhà chung cư giao.

Điều 7. Các hành vi, hoạt động bị cấm

1. Ban quản trị không được tự tổ chức các bộ phận dưới quyền hoặc tự bãi nhiệm hoặc bổ sung thành viên Ban quản trị.

2. Ban quản trị, thành viên Ban quản trị không được thực hiện các hành vi, hoạt động vượt ngoài quyền hạn hoặc gây thiệt hại đến quyền lợi hợp pháp của chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. 

3. Thành viên Ban quản trị không được lợi dụng tư cách thành viên của mình để trục lợi cá nhân.

Điều 8. Họp Ban quan trị và ra quyết định

1. Cuộc họp Ban Quản Trị được tiến hành khi có quá bán các thành viên tham gia. Nếu sau 2 lần triệu tập, mỗi lần cách nhau tối thiểu 03 (ba) ngày mà vẫn chưa đủ số thành viên tham gia thì cuộc họp Ban Quản Trị được triệu tập lần 3 vẫn được thực hiện và coi là hợp lệ bất kể số lượng thành viên tham gia.

2. Cuộc họp đầu tiên của Ban Quản Trị sẽ được tổ chức trong vòng mười (10) ngày sau khi Hội nhà chung cư đầu tiên được thực hiện. Sau đó, các cuộc họp định kỳ của Ban Quản Trị có thể được tổ chức tại thời điểm và địa điểm do đa số thành viên quyết định, nhưng ít nhất một cuộc họp sẽ được tổ chức mỗi tháng. Mọi thông báo sẽ được gửi cho mỗi thành viên bằng thư hoặc qua email. Các cuộc họp bất thường của Ban Quản Trị sẽ do từ 2 thành viên Ban Quản Trị trở lên yêu cầu triệu tập họp.

3. Thành viên Ban Quản Trị được uỷ quyền bằng văn bản cho thành viên Ban Quản Trị khác tham dự cuộc họp. Trong trường hợp này, thành viên được ủy quyền sẽ có một phiếu biểu quyết của mình và một phiếu biểu quyết của thành viên uỷ quyền. Việc uỷ quyền cho người không phải là thành viên dự họp phải được đa số thành viên Ban Quản Trị chấp thuận. Các quyết định của Ban Quản Trị theo hình thức này sẽ được thông qua theo nguyên tắc quá bán trên cơ sở số người tham gia và có mặt tại cuộc họp.

4. Ban Quản Trị có thể thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền của mình bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Trình tự, thủ tục lấy ý kiến bằng văn bản được thực hiện khi có 2 thành viên Ban Quản Trị trở lên yêu cầu lấy ý kiến của các thành viên. Các quyết định của Ban Quản Trị theo hình thức này sẽ được thông qua theo nguyên tắc quá bán trên cơ sở tổng số thành viên của Ban Quản Trị.

5. Nội dung, diễn biến cuộc họp của Ban quản trị phải được ghi thành biên bản.

6. Các quyết định của Ban quản trị được lập thành văn bản và được công bố cho các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư.

Điều 9. Phụ cấp cho ban quản trị

Các thành viên Ban Quản Trị được hưởng phụ cấp khi thực hiện nhiệm vụ với tư cách là thành viên của Ban Quản Trị do Hội Nghị nhà chung cư quyết định. Ngoài ra, các thành viên còn được thanh toán các chi phí hợp lý phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.